Moni ei tule ajatelleeksi, että museon arjen pyörittäminen vaatii paljon muutakin kuin näyttelyitä ja kokoelmia. Yksi avainhenkilöistä on toimistopäällikkö, jonka työ tarjoaa monipuolisia ja vastuullisia tehtäviä. Porvoon museolla tätä tehtävää hoitaa laskentatoimen merkonomi Jaana Haapoja.
Työtehtävänsä ohella Haapoja toimii työsuojavaltuutettuna sekä henkilökunnan edustajana museoyhdistyksen hallituksessa. Ennen nykyistä virkaansa Porvoon kauppaoppilaitoksen kasvatti on ehtinyt työskentelemään pienyrityksissä rakennus- ja rahoitusalalla toimistosihteerinä ja -päällikkönä. Nykyinen työtehtävä museolla alkoi noin 16 vuotta sitten.
-Kun Porvoon museo haki toimistopäällikköä alkuvuodesta 2009, paikka tuntui heti omalta. Vastikään peruskorjatut upeat rakennukset, valmistumassa olevat uudet perusnäyttelyt ja kiinnostava uusi työkenttä houkuttelivat hakemaan tehtävää, Haapoja muistelee.
Monipuolisuus tekee työstä palkitsevaa
Toimistopäällikön tehtävät ovat laajat ja monipuoliset, ja juuri se tekee työstä mielenkiintoisen. Työpäivät sisältävät asiakaspalvelua, laskutusta, taloushallinnon seurantaa sekä erilaisia suunnittelu- ja selvitystehtäviä.
Haapoja vastaa työssään erityisesti museon taloushallinnosta: kirjanpidosta, laskutuksesta, tilinpäätöksistä, talousarvion laatimisesta, budjettiseurannasta, kustannuslaskelmista sekä tilitysten seurannasta. Tärkeä osa työnkuvaa on myös palkkahallinto, joka kuuluvat työvuorojen ja työajan seuranta, palkanlaskenta sekä raportointi. Lisäksi hän huolehtii museon ja opetus- ja kulttuuriministeriön tilastoista, jäsenrekisteristä ja jäsentapahtumien ilmoittautumisista.
-Näiden lisäksi huolehdin hankinnoista ja toimin työterveyden sekä puhtaanapidon yhteyshenkilönä. Työhöni kuuluvat myös perinteiset toimistotehtävät: postitus, asiakaspalvelu, varaukset, neuvonta ja kulunvalvonta. Lyhyesti sanottuna varmistan, että toimisto toimii sujuvasti, tuen henkilöstöä ja vastaan museon taloudellisesta suunnittelusta ja seurannasta, Haapoja tiivistää.
Monipuolisuus tekee työstä palkitsevaa. Haapojalle erityisen mielekäs kokonaisuus on taloushallinto: budjetin laatiminen, kuukausittainen seuranta ja vuoden päättäminen tilinpäätökseen. Työhön sisältyy kuitenkin myös haasteita. Tällä hetkellä suurimpana haasteena ovat tulevien vuosien säästöt.
-Kun avustuksia leikataan jo valmiiksi tiukkaan budjettiin, paineet kasvavat. Pyrimme kuitenkin parantamaan tuottavuutta, tehostamaan toimintaa ja yrittää löytää keinoja, joista voisimme vielä säästää, Haapoja jatkaa toiveikkaana.
Työni mahdollistaa liikkuvan ja monipaikkaisen työn
Työ toimistopäällikkönä vaatii ongelmanratkaisukykyä, taloudellista ymmärrystä ja joustavuutta. Yhteistyö muun museohenkilökunnan kanssa on tiivistä, sillä Haapoja on mukana hallinto- ja tukitiimissä, johtoryhmässä sekä työsuojelutoimikunnassa. Lisäksi hän osallistuu hankkeiden ja projektien kustannuslaskelmiin, hankintoihin ja raportointiin.
-Työni mahdollistaa liikkuvan ja monipaikkaisen työn sekä erilaisten työvälineiden ja sovellusten hyödyntämisen. Huolehdin myös työympäristön turvallisuuteen ja terveyteen liittyvissä asioita, Haapoja täydentää.
Haapoja on työskennellyt museolla jo noin 16 vuoden ajan ja nähnyt työn monipuolisuuden eri kulmat. Työhistoriaan kuuluu lukuisia hyviä ja ikimuistoisia hetkiä, joista mieleenpainuvimpana Haapoja nostaa esiin juhlavuoden 2022 vastaanoton.
-Vanha Raatihuone oli kauniina, tilaisuus juhlava, lämmin ja rento. Koronan vuoksi pitkän kokoontumistauon jälkeen mukana oli erityistä yhteen tulemisen iloa, Haapoja muistelee.
Työ on muutenkin tärkeä. Haapojalle se merkitsee paljon enemmän kuin taloudellista turvaa. Se on ympäristö, jossa voi haastaa itseään ja olla osa toimintaa, joka kehittyy yhteiskunnan mukana. Vastapainoa toimistotyön staattisuudelle tuo liikunta.
-Harrastan ratsastusta, joka antaa liikkeen, nollaa ajatukset ja tarjoaa mahdollisuuden olla täysin läsnä hevosen kanssa. Lisäksi astangajooga ja lenkkeily tuovat liikkuvuutta ja energiaa päiviin, Haapoja päättää.
Toimistopäällikön merkitys on Porvoon museolle erittäin tärkeä asia. Ilman tätä museon hallinto ei toimisi yhtä sujuvasti. Ammattitaitoinen ja muut huomioiva Haapoja on pidetty työntekijä kollegoiden keskuudessa. Apu on aina lähellä.
