Porvoon museolla on kattavat esine- ja taidekokoelmat sekä luonnontieteelliset kokoelmat. Näiden ohella kokoelmiin kuuluvat kuva-arkisto sekä arkistokokoelmat, jotka muodostuvat historiallisesta arkistosta sekä virka-arkistosta. Museolla on myös kirjakokoelmia. Hoitokokoelmiin kuuluvat J.L. Runebergin koti ja Porvoon kaupungin taidekokoelmat. Tätä laajaa kokoelmaa hallitsee kahdeksanhenkinen kokoelmatiimi, jota johtaa kokoelmapäällikkö ja tiiminvetäjä Juha Jämbäck.
Jokaisella kokoelman osalla on oma vastuuhenkilönsä. Jämbäckin vastuulla on esimerkiksi esinekokoelmat sekä historiallinen arkisto ja virka-arkisto, kun taas esimerkiksi amanuenssi Solveig Bergholm vastaa luonnontieteellisistä kokoelmista. Jokainen vastuuhenkilö tuntee oman kokoelmansa perinpohjaisesti ja varmistaa, että aineistot säilyvät myös tuleville sukupolville.
Porvoon museossa panostetaan myös siihen, että aineistot saatetaan suuremman yleisön tietoisuuteen. Tämä tehdään digitoinnin avulla – prosessin, jossa kokoelmat tallennetaan digitaaliseen muotoon, avaten ne niin tutkijoiden, ympäristösuunnittelijoiden kuin muun yleisön käyttöön.
Digitointia vuodesta 2000 lähtien
Aineistojen siirtäminen digitaaliseen muotoon alkoi Porvoon museossa 2000-luvun alussa, jolloin museossa otettiin käyttöön ensimmäinen kokoelmahallintaohjelma, Musketti. Vuonna 2023 järjestelmä vaihdettiin MuseumPlussaan, joka on edelleen käytössä.
Aluksi digitointityö kohdistui taidekokoelmiin, minkä jälkeen mukaan otettiin taideteollisuuskokoelmat. Työ on edennyt kokoelmaryhmittäin, ja tavoitteena on saada kaikki aineistot kattavasti tallennettua digitaaliseen muotoon.
-Digitoinnin avulla aineisto on hallittavampaa, ja voimme rikastaa sitä uusilla tiedoilla ja kuvilla ajan myötä. Myös uudet hankinnat, joita saamme, tallennetaan järjestelmään, Jämbäck jatkaa.
Luonnontieteellisissä kokoelmissa digitointi alkoi vuonna 2013, kun Bergholm sai käyttöönsä Microsoft Access -tietokantaohjelman. Bergholm aloitti prosessin arvokkaimmista ja hauraimmista kokoelmista, kuten hyönteisnäytteistä, joiden tietojen säilyvyys oli uhattuna.
-Digitoinnin avulla luonnontieteellinen aineisto on tallennettu systemaattisesti ja vuodesta 2021 osin siirretty myös valtakunnallisiin ja kansainvälisiin tietokantoihin, kuten Suomen lajitietokeskukseen ja GBIF-järjestelmään, Bergholm tarkentaa.
Museon tavoitteena on tehdä kokoelmista yhä saavutettavampia. Vuonna 2024 museon aineistoja vietiin ensimmäistä kertaa Finnaan. Finna on kotimainen tiedonhakupalvelu, joka tarjoaa vapaan pääsyn noin sadan suomalaisen arkiston, kirjaston ja museon digitaalisiin aineistoihin ja kokoelmaluetteloihin. Seuraavaksi tähtäimessä on liittyminen Europeanaan, joka avaa ovet Euroopan laajuiselle yleisölle.
Nämä ovat yhteisiä muistojamme
Digitointi on tarkkaa ja monivaiheista työtä, joka vaatii huolellisuutta ja resursseja. Koko prosessi alkaa esineiden, näytteiden tai arkistomateriaalien käsittelystä. Ensin kerätään kaikki mahdollinen tieto kohteesta, kuten historiatiedot, tekniset yksityiskohdat, mitat tai lajinmääritys. Sen jälkeen tieto tallennetaan museon sisäisiin järjestelmiin, kuten MuseumPlussaan tai Borgå Museum Naturaliaan, jossa se asiasanoitetaan ja käännetään suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Lopuksi aineisto kuvataan ja valmistellaan julkaisua varten.
Vaikka digitointityö on edennyt pitkälle, resurssipula rajoittaa työn vauhtia. Valokuvaus on yksi kriittisistä vaiheista. Nykyisellään kuvia otetaan usein tarpeen mukaan, mutta systemaattinen valokuvaus voisi Jämbäckin mukaan nopeuttaa aineistojen käsittelyä ja tuoda ne visuaalisesti paremmin esille.
Kokoelmien digitointi on Porvoon museolle paitsi tapa hallita suuria aineistomääriä, myös keino tehdä ne saavutettavaksi mahdollisimman laajalle yleisölle. Aineiston saattaminen digitaaliseen muotoon on museon pitkäaikainen tavoite ja olennainen osa sen toimintaa. Kokoelmien digitointi tekee aineistot saavutettavaksi tarjoten samalla mahdollisuuden sukeltaa syvemmälle paikalliseen ja globaaliin kulttuuri- ja luonnonperintöön. Näin Porvoon museon keräämät ja tallentamat tarinat ja aarteet tulevat eläväksi niin nykyhetkessä kuin tulevaisuudessa.
-Nämä ovat yhteisiä muistojamme, ja niiden tulee olla kaikkien saatavilla – ei vain säilössä museon hyllyillä, Jämbäck päättää.