Många tänker kanske inte på att museets vardag kräver mycket mer än utställningar och samlingar. En av nyckelpersonerna är kanslichefen, vars arbete innebär mångsidiga och ansvarsfulla uppgifter. Vid Borgå museum sköts uppdraget av redovisningsmerkonom, Jaana Haapoja.
Vid sidan av sina arbetsuppgifter fungerar Haapoja också som arbetarskyddsombud och personalrepresentant i museiföreningens styrelse. Innan sin nuvarande tjänst har den tidigare studeranden vid Borgå Handelsläroverk hunnit arbeta i småföretag inom bygg- och finansbranschen som kanslisekreterare och kanslichef. Det nuvarande arbetet på museet började för cirka 16 år sedan.
-När Borgå museum sökte en kanslichef i början av år 2009 kändes tjänsten genast rätt. De ståtliga byggnaderna, som nyligen renoverats, de nya basutställningarna som höll på att färdigställas och det intressanta nya arbetsfältet lockade mig att söka, minns Haapoja.
Mångsidigheten gör arbetet givande
Kanslichefens arbetsuppgifter är omfattande och mångsidiga, och just det gör arbetet intressant. Arbetsdagarna innehåller kundservice, fakturering, uppföljning av ekonomin samt olika planerings- och utredningsuppgifter.
I sitt arbete ansvarar Haapoja främst för museets ekonomiförvaltning: bokföring, fakturering, bokslut, budgetering, budgetuppföljning, kostnadsberäkningar och redovisningar. En viktig del av arbetsbilden utgörs också av löneadministrationen: arbetsskifts- och arbetstidsuppföljning, löneuträkning samt rapportering. Dessutom sköter hon för museets och undervisnings- och kulturministeriets statistik, medlemsregistret och anmälningar till medlemsevenemang.
-Därtill ansvarar jag för inköp och fungerar som kontaktperson för företagshälsovården och renhållningen. Mitt arbete innefattar även traditionella kansliuppgifter: postning, kundservice, reserveringar, rådgivning och passerkontroll. Kort sagt ser jag till att kansliet fungerar smidigt, jag stöder personalen och ansvarar för museets ekonomiska planering och uppföljning, sammanfattar Haapoja.
Mångsidigheten gör arbetet givande. För Haapoja är särskilt ekonomiförvaltningen en meningsfull helhet: att göra budgeten, månatlig uppföljning och avsluta året med bokslutet. Arbetet har dock också utmaningar. Just nu är de största utmaningarna de kommande årens besparingar.
-Trycket ökar när bidragen minskar i en redan stram budget. Vi försöker ändå förbättra produktiviteten, effektivisera verksamheten och hitta sätt att spara ytterligare, fortsätter Haapoja hoppfullt.
Mitt arbete möjliggör rörlighet och multilokalitet
Arbetet som kanslichef kräver problemlösningsförmåga, ekonomisk förståelse och flexibilitet. Samarbetet med den övriga museipersonalen är nära, för Haapoja ingår i teamet för administrations- och stödtjänster, ledningsgruppen och arbetarskyddskommittén. Dessutom deltar hon i projektens kostnadsberäkningar, anskaffningar och rapportering.
-Mina uppgifter möjliggör ett rörligt och multilokalt arbete samt utnyttjande av olika arbetsredskap och applikationer. Jag ansvarar också för ärenden gällande säkerhet och hälsa i arbetsmiljön, kompletterar Haapoja.
Haapoja har arbetat på museet i cirka 16 år och har sett arbetets mångsidighet från olika synvinklar. Till hennes arbetshistoria hör många goda och oförglömliga stunder, speciellt minnesvärd är mottagningen vid jubileumsåret 2022.
-Gamla Rådhuset var vackert, tillställningen festlig, varm och avslappnad. Efter den långa pausen på grund av coronan fanns det en särskild glädje i att igen kunna samlas, minns Haapoja.
Arbetet är även annars viktigt. För Haapoja betyder det mycket mer än ekonomisk trygghet. Det är en miljö där man kan utmana sig själv och vara del av en verksamhet som utvecklas i takt med samhället. Motvikt till det statiska kansliarbetet utgörs av motion.
-Jag rider, vilket ger rörelse, rensar tankarna och ger möjlighet att vara helt närvarande med hästen. Dessutom ger ashtangayoga och löpning rörlighet och energi i vardagen, avslutar Haapoja. Kanslichefens betydelse för Borgå museum är mycket stor. Utan detta skulle museets administration inte fungera lika smidigt. Haapoja som är yrkeskunnig och omtänksam är en uppskattad kollega. Hjälpen är alltid nära.
