Borgå museum har omfattande föremåls- och konstsamlingar samt naturvetenskapliga samlingar. Utöver dessa ingår även och arkivsamlingar, som består av ett bildarkiv, ett historiskt arkiv och ett tjänstearkiv. Museet har dessutom boksamlingar. Till vårdsamlingarna hör J.L. Runebergs hem och Borgå stads konstsamlingar. Denna omfattande samling förvaltas av ett samlingsteam på åtta personer, lett av samlingschef och teamledare Juha Jämbäck.
Varje del av samlingen har en egen ansvarig person. Jämbäck ansvarar för föremålssamlingarna samt det historiska arkivet och tjänstearkivet, medan amanuens Solveig Bergholm ansvarar för de naturvetenskapliga samlingarna. Varje ansvarig känner sin egen samling grundligt och ser till att materialet bevaras för kommande generationer.
På Borgå museum satsar man också på att göra materialet tillgängligt för en bredare publik. Detta görs genom digitalisering – en process där samlingarna lagras i digitalt format och görs tillgängliga för forskare, miljöplanerare och andra intresserade.
Digitalisering sedan år 2000
Överföringen av material till digitalt format inleddes vid Borgå museum i början av 2000-talet, då museet tog i bruk sitt första samlingshanteringsprogram, Musketti. År 2023 byttes systemet ut mot MuseumPlus, som fortfarande används.
Till en början fokuserade digitaliseringsarbetet på konstsamlingarna, varefter även konsthantverkssamlingarna inkluderades. Arbetet har fortskridit samlingsvis, med målet att fullständigt digitalisera allt material.
– Med hjälp av digitalisering blir materialet mer överskådligt, och vi kan berika det med ny information och nya bilder över tid. Även nya förvärv registreras i systemet, fortsätter Jämbäck.
Inom de naturvetenskapliga samlingarna började digitaliseringen år 2013, då Bergholm fick tillgång till Microsoft Access-databasprogrammet. Bergholm inledde processen med de mest värdefulla och sköra samlingarna, såsom insektsprover, vars information riskerade att gå förlorad.
– Genom digitaliseringen har det naturvetenskapliga materialet systematiskt registrerats och från och med 2021 delvis överförts till nationella och internationella databaser, såsom Finlands artdatacenter och GBIF-systemet, förklarar Bergholm.
Museets mål är att göra samlingarna alltmer tillgängliga. År 2024 fördes museets material för första gången in i Finna. Finna är en nationell söktjänst som erbjuder fri tillgång till digitalt material och samlingsförteckningar från omkring hundra finska arkiv, bibliotek och museer. Nästa mål är att ansluta sig till Europeana, vilket öppnar dörrarna för en europeisk publik.
Det här är våra gemensamma minnen
Digitalisering är ett noggrant och mångfasetterat arbete som kräver omsorg och resurser. Hela processen börjar med hanteringen av föremål, prover eller arkivmaterial. Först samlas all tillgänglig information om objektet in, såsom historiska uppgifter, tekniska detaljer, mått eller artbestämning. Därefter registreras informationen i museets interna system, som MuseumPlus eller Borgå Museum Naturalia, där den indexeras och översätts till finska, svenska och engelska. Slutligen fotograferas materialet och förbereds för publicering.
Trots att digitaliseringsarbetet har kommit långt, begränsas tempot av resursbrist. Fotografering är ett av de kritiska momenten. För närvarande tas bilder ofta vid behov, men en systematisk fotografering skulle enligt Jämbäck kunna påskynda bearbetningen av materialet och ge det en bättre visuell framtoning.
Digitaliseringen av samlingarna är för Borgå museum inte bara ett sätt att hantera stora mängder material, utan också ett sätt att göra det tillgängligt för en så bred publik som möjligt. Att göra materialet digitalt är ett långsiktigt mål för museet och en central del av dess verksamhet. Digitaliseringen av samlingarna gör materialet tillgängligt och skapar samtidigt möjligheter att fördjupa sig i det lokala och globala kultur- och naturarvet. På så sätt blir de berättelser och skatter som Borgå museum har samlat och bevarat levande både i nuet och för framtiden.
– Det här är våra gemensamma minnen, och de ska vara tillgängliga för alla – inte bara gömda på museets hyllor, avslutar Jämbäck.